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Tuto Power BI

Charger plusieurs fichiers Excel dans Power BI

L’utilisation d’Excel en fait toujours l’unanimité dans les entreprises quel que soit leur taille ou leur secteur d’activité.

La raison derrière cela est simple. Il est incroyablement flexible, simple à utiliser et vous donne accès à des formules puissantes. En tant qu’outil de calcul complet, il est à peu près imbattable, c’est pourquoi je vous garantis qu’Excel gardera un rôle à jouer pendant encore de nombreuses années.

Néanmoins, cela ne signifie pas qu’il n’y a pas de limites. L’analyse des données de plusieurs fichiers peut s’avérer difficile. Instinctivement, nous essayons de combiner nos ensembles de données en un seul, cependant, le résultat peut être un fichier extrêmement volumineux qui est difficile à parcourir et à maintenir.

Si vous rencontrez ce problème et constatez qu’une partie de votre mois est consacrée à l’ajout de nouveaux ensembles de données à un fichier « master » en constante augmentation, une approche que nous vous recommandons consiste à utiliser PowerBI pour préparer vos données, puis à utiliser ses capacités de visualisation pour l’analyser.

Dans cet exemple, nous allons vous montrer à quel point il est facile de créer un jeu de données Power BI à partir de plusieurs fichiers Excel. Il suppose que tous les fichiers chargés sont dans le même format (c’est-à-dire toutes les données dans les mêmes colonnes), cependant, il est tout à fait possible d’intégrer différentes transformations pour différents fichiers.

1. Stocker les fichiers

Le premier point important est de trouver un emplacement central pour enregistrer les fichiers que vous souhaitez charger. Si le rapport est uniquement destiné à votre usage, un dossier sur votre propre PC fera l’affaire. Vous pouvez également utiliser un dossier SharePoint comme emplacement de stockage car il fournit un emplacement partagé accessible à des utilisateurs approuvés. 

2. Obtenir les données

Ouvrez le bureau Power BI et sélectionnez l’option Obtenir des données. Cela vous permettra de naviguer vers les fichiers que vous venez d’enregistrer et de les choisir comme emplacement de chargement. Les options dont vous avez besoin ici sont soit le « Dossier » ou le « Dossier SharePoint » car cela pointera vers un dossier de fichiers plutôt qu’un seul fichier :

Une fois votre dossier sélectionné, Power BI affichera ensuite la fenêtre ci-dessous pour combiner les différents fichiers. Vous avez ensuite la possibilité de combiner directement les fichiers ou d’appliquer d’abord des transformations avec Power Query.

3. Transformer les données

Une fois que vous avez cliqué sur l’option de transformation, vous êtes alors redirigé vers la zone Power Query de Power BI. Il s’agit d’un outil de transformation visuelle qui vous permet de convertir et de modifier vos données de différentes manières. Dans ce cas, tout ce que nous allons faire est de cliquer sur les deux petites flèches vers le bas de la colonne Content :

Il vous est ensuite possible de choisir les colonnes que vous souhaitez conserver puis toutes les données des fichiers sont chargées dans une seule table. Cette dernière est prête à l’emploi et il est possible d’effectuer toutes les opérations classiques de nettoyage, conversion, transformation etc.

4. Appliquer les données & automatiser

Une fois que vous avez effectué toutes les modifications, cliquez simplement sur le bouton Appliquer et les données seront chargées dans votre modèle de données Power BI, prêtes pour l’analyse.

Le point interessant avec cette technique est que le modèle de données fonctionnera de la même manière chaque fois que vous cliquez sur le bouton d’actualisation : tous les fichiers présents dans le dossier seront automatiquement récupérés dans le process et concaténés.

Néanmoins, il est important de rester prudent car si la structure de vos fichiers changent (ordre ou nom des colonnes, type de données…) l’actualisation risque de rencontrer une erreur.